Automatische Belegerfassung
Sparen Sie sich Zeit- und Verwaltungsaufwand mit der automatischen Erfassung von Eingangsrechnungen.
Massenweise Belege und Rechnungen kommen täglich mit der Post in Ihr Unternehmen. Mit der automatischen Belegerfassung von UKIS sparen Sie sich die zeit- und kostenintensive Erfassung der buchungsrelevanten Daten, die aufwändige Suche in den Aktenordnern und das mehrfache Kopieren der Rechnungen.
Über eine Formularerkennung werden bereits beim Scannen der Eingangsrechnungen buchungsrelevante Daten automatisch erkannt. Die gewünschten Informationen wie z.B. Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Kreditor und Rechungssumme werden herausgefiltert, verarbeitet und direkt in UKIS überführt.
Die Rechnungsinformationen werden in UKIS abgelegt, sind über die UKIS Suche leicht auffindbar und liegen sämtlichen berechtigten Mitarbeitern zur Weiterarbeit bzw. Kenntnisnahme vor. Durch eine Benachrichtigungsoption kann sich ein Mitarbeiter über den Eingang bestimmter für ihn relevanter Rechnungen informieren lassen.
Posteingang
Neben der Erfassung von Rechnungen und Belegen bietet der UKIS Posteingang die Möglichkeit Eingangspost halbautomatisch durch Formular oder Barcodeerkennung an die betroffenen Abteilungen oder Mitarbeiter weiterzuleiten. Über einen OCR-Scanner werden die Dokumente direkt in UKIS eingescannt und in den Postausgangskorb übernommen. An zentraler Stelle wird die Post elektronisch erfasst und dann an die entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet. Zusätzlich wird täglich eine Datei mit der täglichen Eingangspost an die dafür vorgesehene Abteilung weitergeleitet.
Inhaltliche Suche
Durch die OCR‑Texterkennung kann die Eingangs- und Ausgangspost inhaltlich durchsucht werden. Die Suche nach eingescannten Belegen und Posteingangsdokumenten erfolgt über das gesamte System und alle Klassen hinweg. UKIS arbeitet seit Jahren erfolgreich mit dem Partner Kofax zusammen.