Damit aus Daten Wissen wird.

Man muss nicht alles wissen. Man muss nur wissen, wo es steht! Dieser einfache Satz beschreibt im Kern das Problem der heutigen Informationswelt.

Die Beschäftigten eines Unternehmens werden in ihrer täglichen Arbeit mit einer Flut von Informa­tionen und Dokumenten steigender Komplexität konfrontiert. Die rasant wachsende Informationstechnologie fordert den Menschen mehr und mehr. Immer kom­plexere Sachverhalte müssen erfasst, verstanden und angewandt werden. Der einzig sinnvolle Weg einer digitalen Überfor­derung zu entgehen, ist ihr digital zu begegnen. Das von HAUK & SASKO entwickelte Unterneh­mens-Kommunikations-Informations-System, kurz UKIS, ist die digitale Antwort auf das oben skiz­zierte Szenario.

Das webbasierte Informationssystem wurde entwickelt, um die durch verschiedene Plattformen, Anwendungen und Datenformate geschaffenen Hürden zu überwinden und einen durchgängigen Informationsfluss zu gewährleisten. Sämtliche Einzelinformationen werden in UKIS erfasst, vernetzt und gemanagt – von der Digitalisierung über Scanner und der Datenübernahme aus Applikationen wie SAP und MS Office über das Management der Dokumente bis zur Archivierung unter Einhaltung der Compliance-Regelungen.

ANLAGENDOKUMENTATION

Mit UKIS erhalten Sie eine transparente gerichtsfeste Anlagendokumentation.

Sie haben seit Jahren eine produktiv laufende Anlage – das immense Wissen um die einzelnen Bauteile sowie Dokumente liegt jedoch verstreut auf mehreren Servern, in verschiedenen Systemen, in Papierordnern oder sogar im Extremfall nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter? Mit UKIS bringen Sie Transparenz in Ihre Anlagenkomponenten.

Die UKIS Anlagendokumentation ermöglicht die Navigation in Informationen auf der Grundlage von Schlüsselungssystemen. In UKIS kann eine beliebige Schlüsselungssystematik konfiguriert werden. Typische Beispiele solcher Schlüssel sind das Kraftwerk-Kennzeichensystem (KKS), das Reference Designation System for Power Plants (RDS-PP) oder der Betriebsmittel-Spezifikations-Schlüssel (BSS) sowie unternehmensspezifische Produkt- oder Artikelnummern.

Zahlreiche weitere Funktionalitäten unterstützen die Planungsabläufe, die Kommunikation der Projektbeteiligten sowie die Übernahme der Dokumentation von ausführenden Firmen etc. Dies beinhaltet u.a. die Anzeige und das Redlining von CAD-Zeichnungen im Browser, die Nutzung aller relevanten Datenformate sowie die Möglichkeit, Versionen von technischen Dokumentationen zu verwalten und die Unterschiede in den einzelnen Versionen durch eine entsprechende Vergleichsfunktionalität anzuzeigen.

Produktdokumentation

Produkte werden in der Regel durch eine Produktnummer identifiziert. Eine Produktnummer kann beispielsweise einem Schlüssel unterliegen, der genau aussagt, um welche Bauart, Größe, Material etc. es sich bei einem Produkt handelt.

Anlagendokumentation

Die Dokumentation einer Anlage umfasst beispielsweise eine Vielzahl unterschiedlichster Dokumente. Zu nennen sind hier u. a. die technische Dokumentation in Form von CAD-Zeichnungen, Datenblättern, technische Beschreibungen und Dokumente diverser Zulieferer, Betriebshandbücher, Projektdokumentation wie Besprechungs- und Abnahmeprotokolle, Korrespondenz unterschiedlichster Art, Wartungsprotokolle und sonstige Dokumentationen aus dem Bereich der Instandhaltung. Anlagen können in einer festen Systematik dokumentiert und durch entsprechende Schlüsselungssysteme beschrieben werden. Die den Bauteilen zugeordneten Schlüssel geben zum Beispiel durch Buchstaben- und/oder Nummernfolgen an, in welchem Einbauort sich das Bauteil befindet und um welches Betriebsmittel es sich handelt.

Ihr Nutzen

  • Sofortiger Zugriff auf sämtliche Anlagenkomponenten unabhängig vom Standort
  • Reduzierung der Wartungs- und Instandhaltungskosten
  • Gerichtsfeste Anlagendokumentation und damit Minimierung des Risikos auf Organisationsverschulden.
ORGANISATIONSDOKUMENTATION

Organisationsdokumentation leicht gemacht!

In vielen Firmen gibt es bereits eingeführte Systeme, in denen unternehmensrelevante Informationen vorliegen – sowohl einfache Dokumente wie Handbücher oder CAD-Zeichnungen als auch strukturierte Informationen, z. B. aus SAP-Systemen. Meist werden diese Informationen aber nur punktuell genutzt und stehen dem Unternehmen nicht als “Wissensschatz” zur Verfügung. Als Integrationsplattform im Intranet verknüpft UKIS Ihre Informations- und Anwendungsinseln zu einem übergreifenden System.

Ihr Wissen ist Geld wert. Das sollten Sie nutzen.

Produktions- und Konstruktions-Know-how, optimaler Workflow, routinierte Problembewältigung: das Wissen eines Unternehmens ist von unschätzbarem Wert, wenn man es nutzt! Doch dazu müssen Informationen einfach und schnell zugänglich sein. Wo war noch gleich der Bericht zum Fall soundso? Was stand in dieser oder jener Vorschrift? Wer leistete welchen Beitrag zu welchem Projekt? Fragen, die viel Zeit und Geld kosten können. UKIS verlinkt Sie vollkommen automatisch mit jeder Information – unabhängig vom Daten- oder Dokumentenformat und immer aktuell.

Was UKIS kann

  • Intranet-basierte Portalseiten mit kundenspezifischen Informationen und Übersichten
  • Automatische Verlinkung von Begriffen in MS-Office- und PDF-Dokumenten sowie CAD-Zeichnungen
  • Automatische Konvertierung von Dokumenten in webfähige Formate
  • Einheitlicher Zugriff auf unterschiedliche Dateiformate ohne Anwendungsinstallation
  • Integration bestehender EDV-Systeme wie z.B. von SAP-Systemen, MS-Access-Datenbanken
  • Direktes Ein- und Auschecken zur Bearbeitung und Aktualisierung des Originaldokuments
  • Suche nach Dokumenten und Dateiattributen unabhängig vom ursprünglichen Dateiformat
  • Suchergebnis mit Direkteinsprung auf Fundstelle
  • Klassifizierung von Dokumenten nach Rechnung, Mahnung etc.
  • Automatische Benachrichtigung/Veröffentlichung
  • Direkte Anbindung von Fachdatenbanken, Gesetzestexten, Richtlinien, Verfahrensanweisungen und Normen durch automatische Hyperlinks in Ihren Dokumenten
  • Erzeugen von Dokumenten aus Bild- und Textbausteinen
  • Zugriff auf die stets aktuellste Version

Unternehmensgruppe

…und was sie davon haben:

  • Unternehmenswissen sichern und optimal nutzen
  • Zeit, Aufwand und Ressourcen sparen
  • Prozesse und Produktivität optimieren
  • Entscheidungssicherheit erhöhen
  • Erfahrungswissen erschließen
  • Projektlaufzeiten verkürzen
  • Dateiformate und ortsabhängige Informationshaltung überwinden
  • Auskunftsfähigkeit verbessern
  • Rechtsicherheit durch revisionssichere Archivierung erhöhen
  • Inhalte, Daten und Systeme nahtlos integrieren

QUALITÄTSMANAGEMENT

UKIS Qualitätsmanagement

Mit UKIS können Sie ein internationalen Normen entsprechendes Qualitätsmanagement-System aufbauen, dokumentieren, aufrechterhalten und es kontinuierlich verbessern. UKIS ist dabei die aktive Komponente und verantwortlich für die Aktualität und Vollständigkeit der Inhalte. Betriebsanweisungen, Alarmpläne, Instandhaltungs- und Prüfpläne, Genehmigungen und Auflagen, Formulare, Checklisten, Zertifikate, Verträge und Dokumente wie Gesetze, Richtlinien etc. stehen mit UKIS zentral und ganzheitlich zur Verfügung.

UKIS übernimmt die Lenkung der Dokumente, d.h. im Informationssystem werden die Zuständigkeiten bzw. Verfahren zur Erstellung, Herausgabe, Prüfung, Freigabe und Änderung von Dokumenten festgelegt und gesteuert. UKIS bindet in Echtzeit für den Betrieb relevante Prozess- und Messdaten automatisch ein, so dass die Vollständigkeit und Aktualität Ihres Qualitätsmanagement-Systems gewährleistet bleibt.


Unternehmensgruppe

Qualitätsmanagement leicht gemacht

  • Erstellung und Herausgabe sowie Prüfung und Freigabe neuer Dokumente
  • Verteilung von Dokumenten
  • Änderung gültiger Dokumente
  • Archivierung aktueller und ersetzter Dokumente
  • Aufzeichnung der Aktivitäten im System (Historie)

Unternehmensgruppe

UKIS macht Sie wirtschaftlicher

  • Reduzierter Aufwand bei der Erstellung, Nutzung, Verwaltung und Pflege von Daten und Dokumenten
  • Reduzierter Zeitaufwand beim Auffinden und Bereitstellen Ihrer QM-Dokumente
  • Gewährleistung von redundanzfreier und konsistenter Vernetzung Ihrer QM-Dokumente
  • Sofortige Verfügbarkeit Ihrer QM-Dokumente an allen Stellen des Unternehmens


Selektiver Online-Zugang

Als innovatives Unternehmen haben Sie das Ziel, die Wertschöpfungskette vom Kunden bis zum Lieferanten zur Quality Chain auszubauen? Mit UKIS kein Problem. Sie haben die Möglichkeit, Ihren Kunden und Lieferanten einen selektiven Online-Zugang zu Ihrem QM-System anzubieten.

Stufenweiser Ausbau

UKIS kann jederzeit stufenweise auf die Bereiche Umwelt, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz bis hin zu einem unternehmensweiten Wissensmanagementsystem ausgebaut werden.

SICHERHEITSDATENBLÄTTER / GEFAHRGUTVERSAND

Effizientes Handling von Sicherheitsdatenblättern

Ihnen ist der Aufwand zu groß, Ihre Sicherheitsdatenblätter zu verwalten? Mit UKIS® ProDoc werden Sicherheitsdatenblätter REACH-konform ganz einfach erstellt und aktuell gehalten. Einmal in Deutsch aus vordefinierten Phrasen zusammengestellt werden Ihre Sicherheitsdatenblätter automatisch in alle europäischen Sprachen übersetzt. Änderungen zentraler Daten, wie zum Beispiel Eigenschaften von UN-Nummern, führen automatisch zur Aktualisierung aller betroffenen Sicherheitsdatenblätter. Auch andere Produkt-beschreibende Dokumente werden verwaltet. Für diese gilt dieselbe automatische Aktualisierung. Die Pflege aller erforderlichen Daten findet autark in UKIS® ProDoc statt. Alternativ ist die Kopplung mit einem Warenwirtschaftssystem möglich, um darin vorhandene Informationen nicht redundant pflegen zu müssen.

Dokumentenhandling und kundenspezifische Produktdokumentation mit UKIS® ProDoc

Mit der Einführung des Web-basierten Knowledge-Providers UKIS® ProDoc wird die gesamte Produktdokumentation auf eine elektronische Archivierung umgestellt und macht sie zentral verfügbar. Produkt-spezifische Daten werden entweder komplett in der UKIS® ProDoc Datenbank oder teilweise auch – zur Vermeidung redundanter Dateneingaben -in einem Warenwirtschaftssystem gehalten und gepflegt. Auf Basis dieser Informationen werden Dokumente erstellt, freigeben und editiert.

Die UKIS® ProDoc Datenbank verwaltet die Dokumentationen, dazugehörige Attribute und Produktinformationen. Die später publizierte Gesamtdokumentation wird vom Mitarbeiter lediglich einmal für jedes Produkt erstellt. Anschließend werden diese mit Platzhaltern versehenen Dokumente je nach Kundenbestellung mit den Live-Daten und aktuellen Texten (Inhaltsstoffe, EU-Richtlinien, etc.), Preisen und Artikelnummern automatisch gefüllt.

Die UKIS® ProDoc Datenbank wird jeweils kundenspezifisch konfiguriert, da in der Praxis die unterschiedlichsten Fremdsysteme im Einsatz sind und jeweils unterschiedliche Informationen relevant sind.

Die automatische Versionierung von Dokumenten, die automatische Konvertierung der Produktdokumentation in ein web-fähiges Format (z.B. PDF oder HTML), die automatische Benachrichtigung von Kunden und die Veröffentlichung im Internet werden ebenfalls durch UKIS® ProDoc gesteuert.

Die UKIS Synchronisations-Engine sorgt dafür, dass die Produktdokumentationen stets mit den aktuellen Werten aus der UKIS® ProDoc Datenbank automatisch abgeglichen werden und damit dem Kunden online zur Verfügung stehen..

UKIS® ProDoc ermöglicht viele wettbewerbsrelevante Vorteile

Erhöhte Kundenzufriedenheit, mehr Rechtssicherheit durch kundenspezifische und stets aktuelle Dokumentationen sowie deutlich reduzierte Handlingskosten für die Produktdokumentation sind die maßgeblichen Gründe für den Einsatz von UKIS® ProDoc . Die zentrale elektronische Archivierung, die Vermeidung redundanter Datenhaltung durch die Anbindung von vorhandenen Fremdsystemen sowie ein zeitsparendes Content Management mit UKIS® ProDoc steigert die Produktivität des Unternehmens nachhaltig.

Da die Mitarbeiter die Dokumente und Produktdaten mit einfach bedienbaren Anwendungen und den bereits vertrauten Anwendungsprogrammen erstellen und bearbeiten können ist die Akzeptanz von UKIS® ProDoc hoch und der Schulungsaufwand im Unternehmen gering.

Hocheffiziente, ergänzende Funktionalitäten zu Warenwirtschaftssystemen

Die Funktionalitäten Ihres Warenwirtschaftssystems reichen nicht aus, um alle Ihre Bedürfnisse zu erfüllen? Sie brauchen zusätzliche Funktionalitäten, um Ihr Geschäft effektiv abwickeln zu können? Und das, ohne Daten 2 mal eingeben zu müssen? Wir programmieren seit Jahren bereits zugeschnittene Zusatzmodule zur Ergänzung der Warenwirtschaftsfunktionalitäten, die direkt auf Basis der Warenwirtschaftsystemdaten arbeiten. Hierbei unterstützen wir besonders in Bereichen, in denen Gefahrgutversand Thema ist.

Analysezertifikate, Produkt- und Gefahrstoffetiketten, Straße/Bahn, Luft und Seeschiffspapiere

  • Analysemethoden in mehreren Sprachen.
  • Produkt-bezogenen Analysezertifikatvorlagen mit zeitlich definierter Gültigkeit.
  • Chargengenaue Erstellung von Analysezertifikaten für alle Positionen einer Lieferung mit Ausdruck auf zugeordnete Drucker oder Versand per Fax.
  • Ausdruck von Produktetiketten und Gefahrstoffetiketten in erforderlicher Anzahl.
  • Begleitpapiere für den Straßen-/Bahn-, Luft- oder Seeversand.

Kommisionierung/Speditionsaufträge

  • Zusammenfassen aller Lieferungen an einen Empfänger in einen Speditionsauftrag.
  • Zusammenfassen von Speditionsaufträgen an verschiedene Empfänger zu einem Speditionsauftrag an einen dazwischen geschalteten Verteiler.
  • Einfache, speditionsgerechte Umverpackung der Artikel der einzelnen Lieferscheinpositionen in beispielsweise Kartons und diese wieder auf Paletten.
  •  Splitten der Mengen von Auftragspositionen zur Umverpackung. Ermittlung des Gesamtgewichts einer Sendung.
  • Erzeugung und Ausdruck Speditionsauftrag, Gefahrgutliste, Packstückliste und Adressetiketten in erforderlicher Anzahl.

LKW-Verladung

Erstellung von LKW-Begleitpapieren für den Gefahrstoffversand.

Gelangensbestätigung

  •  Umsetzung der seit 1. Oktober 2013 erforderlichen Gelangensbestätigung für Lieferungen ins EU-Ausland.
  • Gelangensbestätigungen per E-Mail, Fax oder Post.
  • Verbuchung der Rückmeldung.

Langzeitlieferantenerklärung

Umsetzung der neuen Langzeitlieferantenerklärung mit und ohne Präferenzursprung.

Wareneingang

Erzeugen von Warenetiketten für eingegangene Waren.

Jährliche Aufstellung der versandten Gefahrstoffe

Aufstellung aller versandten Gefahrgüter kummuliert in einer Excel-Datei.

Weitere Informationen finden Sie in unserer UKIS-Broschüre.